De quem \u00e9 a responsabilidade pela gest\u00e3o de contratos? Na maioria das empresas, esse papel recai sobre o jur\u00eddico. O que n\u00e3o significa, de forma alguma, que esse tema deva ficar restrito aos advogados corporativos.<\/p>\n
Pelo contr\u00e1rio, contratos s\u00e3o ativos fundamentais para todos os setores e est\u00e3o diretamente relacionados \u00e0 administra\u00e7\u00e3o da empresa. Por isso, qualquer administrador ou gestor deve ser capaz de olhar para os principais pontos da gest\u00e3o de contratos.<\/p>\n
Mas, afinal, quais s\u00e3o esses pontos? Fizemos uma lista de cinco aspectos que s\u00e3o fundamentais para profissionais que n\u00e3o v\u00eam do Direito, mas precisam se aproximar dessa \u00e1rea. Contudo, antes, que tal alinhar o que entendemos por “gest\u00e3o de contratos”?<\/p>\n
Gerir contratos n\u00e3o \u00e9 apenas cuidar da burocracia relacionada \u00e0 elabora\u00e7\u00e3o e assinatura de um contrato. A gest\u00e3o de contratos engloba um conjunto de atividades mais amplas, que visam minimizar riscos e aumentar a seguran\u00e7a jur\u00eddica do neg\u00f3cio como um todo.<\/p>\n
Essas atividades v\u00e3o desde a negocia\u00e7\u00e3o pr\u00e9via de cl\u00e1usulas, padroniza\u00e7\u00e3o de processos e termos, organiza\u00e7\u00e3o de documentos auxiliares, at\u00e9 o monitoramento dos dados sobre contratos, entre tantas outras demandas.<\/p>\n
Em 2022, o\u00a0Censo Jur\u00eddico<\/a>, uma das maiores pesquisas sobre o mercado jur\u00eddico do Brasil, mostrou que a gest\u00e3o de contratos \u00e9 a terceira atividade que mais toma tempo dos departamentos jur\u00eddicos, atr\u00e1s apenas do atendimento de requisi\u00e7\u00f5es de outros setores e da elabora\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios.<\/p>\n Assim, administradores e gestores t\u00eam um importante papel a cumprir, aproximando-se do jur\u00eddico e contribuindo para identificar pontos de melhoria e oportunidades.<\/p>\n A gest\u00e3o de contratos pode ser uma \u00e1rea completamente nova para voc\u00ea, mas isso n\u00e3o \u00e9 motivo para deixar de lado esse aspecto fundamental da sua empresa.<\/p>\n Veja, a seguir, uma lista com cinco pontos de conhecimento e a\u00e7\u00e3o para se aprimorar na gest\u00e3o de contratos:<\/p>\n Embora garantir a\u00a0seguran\u00e7a jur\u00eddica<\/a>\u00a0da empresa seja papel do jur\u00eddico corporativo, \u00e9 essencial que os administradores do neg\u00f3cio conhe\u00e7am os regramentos b\u00e1sicos que regulam a elabora\u00e7\u00e3o, assinatura e renova\u00e7\u00e3o de contratos.<\/p>\n No Brasil, a principal legisla\u00e7\u00e3o a normatizar os contratos \u00e9 o C\u00f3digo Civil (Lei 10.406\/22<\/a>). Ali, tem-se um cap\u00edtulo espec\u00edfico apenas para tratar desse tipo de rela\u00e7\u00e3o contratual. Contudo, nem tudo est\u00e1 sintetizado no C\u00f3digo Civil.<\/p>\n Diversos outros regramentos incidem sobre os contratos, e alguns s\u00e3o bastante recentes. \u00c9 o caso, por exemplo, da\u00a0Lei de Licita\u00e7\u00f5es e Contratos<\/a>, fundamental para os administradores e gestores de empresas que mant\u00eam neg\u00f3cios com a administra\u00e7\u00e3o p\u00fablica, autarquias e funda\u00e7\u00f5es.<\/p>\n Evidentemente, voc\u00ea n\u00e3o precisa ser um especialista. Mas \u00e9 fundamental que esteja atualizado sobre as principais novidades da \u00e1rea jur\u00eddica para fazer an\u00e1lises e propor solu\u00e7\u00f5es mais assertivas, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/p>\n Desde que a LGPD entrou em vigor, a preocupa\u00e7\u00e3o com a seguran\u00e7a e privacidade de dados tornou-se central na maioria das empresas. E, com a gest\u00e3o de contratos n\u00e3o poderia ser diferente.<\/p>\n Enquanto administrador ou gestor de uma empresa, voc\u00ea deve estar atento a alguns aspectos, como:<\/p>\n Al\u00e9m de dados pessoais, os contratos tamb\u00e9m trazem informa\u00e7\u00f5es confidenciais da empresa. Por esse motivo, \u00e9 essencial manter controle sobre esses ativos.<\/p>\n Mais uma vez, embora a seguran\u00e7a de dados seja responsabilidade do jur\u00eddico da sua empresa, \u00e9 importante que todos os gestores do neg\u00f3cio tenham ci\u00eancia sobre os procedimentos adotados.<\/p>\n A falta de controle sobre prazos pode trazer danos para a gest\u00e3o e opera\u00e7\u00e3o do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n Um contrato com fornecedores estrat\u00e9gicos, que deixa de ser renovado no prazo, pode levar \u00e0 quebra de toda uma cadeia de produ\u00e7\u00e3o, por exemplo. Da mesma forma, a manuten\u00e7\u00e3o de um servi\u00e7o cujo prazo contratual venceu pode colocar sua empresa em uma situa\u00e7\u00e3o de irregularidade legal.<\/p>\n Os contratos podem ter validade por per\u00edodo determinado ou indeterminado, e geralmente trazem cl\u00e1usulas para condicionar a renova\u00e7\u00e3o ou n\u00e3o do v\u00ednculo entre as partes. Isso agrega \u00e0 gest\u00e3o um novo n\u00edvel de complexidade.<\/p>\n Como o jur\u00eddico – ou a \u00e1rea respons\u00e1vel pelos contratos – controla os prazos de vencimento? Existe um processo claro, \u00e1gil e seguro para efetivar todo o processo de renova\u00e7\u00e3o? Essas s\u00e3o algumas das quest\u00f5es que devem nortear a an\u00e1lise de qualquer gestor.<\/p>\n A negocia\u00e7\u00e3o das cl\u00e1usulas de um contrato n\u00e3o \u00e9 assunto exclusivo do jur\u00eddico. Contratos de grande valor, ou com parceiros e fornecedores estrat\u00e9gicos, exigem n\u00e3o apenas conhecimento jur\u00eddico, mas tamb\u00e9m habilidade de negocia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Por isso, gestores de outras \u00e1reas podem ter participa\u00e7\u00e3o nesse processo. Se esse for o seu caso, primeiro certifique-se dos limites legais da opera\u00e7\u00e3o, e s\u00f3 depois parta para o processo de negocia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Lembre-se de que h\u00e1 in\u00fameros materiais na internet para aprimorar suas habilidades de negocia\u00e7\u00e3o. Al\u00e9m disso, antes de come\u00e7ar, mapeie quais os melhores canais para essa miss\u00e3o.<\/p>\n Com a pandemia da covid-19 e a populariza\u00e7\u00e3o do home office, algumas etapas da negocia\u00e7\u00e3o que antes eram feitas presencialmente foram substitu\u00eddas por meios online.<\/p>\n Mesmo assim, antes de decidir por seguir com uma negocia\u00e7\u00e3o remota, avalie o perfil da contraparte e a import\u00e2ncia da negocia\u00e7\u00e3o. Assim, voc\u00ea ter\u00e1 insumos para escolher o melhor canal de contato e negocia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Um dos fundamentos da administra\u00e7\u00e3o empresarial \u00e9 a Gest\u00e3o de Processos. Muitos cursos de gradua\u00e7\u00e3o na \u00e1rea, inclusive, reservam espa\u00e7o na grade curricular para a inclus\u00e3o dessa mat\u00e9ria.<\/p>\n Na maior parte dos casos, a gest\u00e3o de processos est\u00e1 associada a processos organizacionais. Mas ela tamb\u00e9m pode – e deve! – ser aplicada \u00e0 \u00e1rea jur\u00eddica da empresa.<\/p>\n Quando se trata da gest\u00e3o do ciclo de vida dos contratos, o desafio principal \u00e9 gerenciar um processo que \u00e9 longo e burocr\u00e1tico. Da negocia\u00e7\u00e3o \u00e0 elabora\u00e7\u00e3o, passando pela assinatura, armazenamento, controle de cl\u00e1usulas sens\u00edveis e renova\u00e7\u00e3o do contrato.<\/p>\n Para apoiar o jur\u00eddico nessa miss\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel se valer de t\u00e9cnicas pr\u00f3prias da gest\u00e3o de processos. Dentre elas, tem-se o mapeamento dos processos, o desenho de fluxos e a documenta\u00e7\u00e3o de procedimentos-padr\u00e3o.<\/p>\n N\u00e3o importa h\u00e1 quanto tempo voc\u00ea saiu dos bancos da faculdade: as tecnologias relacionadas \u00e0 gest\u00e3o de contratos v\u00eam evoluindo dia a dia e \u00e9 preciso manter-se atualizado.<\/p>\n Algumas dessas tecnologias s\u00e3o bastante novas no Brasil, e ainda pouco populares. Outras j\u00e1 t\u00eam uso massivo, principalmente devido \u00e0 transforma\u00e7\u00e3o digital promovida pela pandemia da covid-19.<\/p>\n Abaixo, separamos algumas das principais solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas que j\u00e1 est\u00e3o entre n\u00f3s, e que v\u00e3o transformar o mercado nos pr\u00f3ximos anos.<\/p>\n Solu\u00e7\u00f5es para edi\u00e7\u00e3o e elabora\u00e7\u00e3o de contratos de modo online ganharam espa\u00e7o nos \u00faltimos anos. Na pr\u00e1tica, o contrato deixa de ser escrito em um arquivo no computador de cada colaborador e ganha espa\u00e7o na nuvem.<\/p>\n As possibilidades de edi\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m evolu\u00edram, e hoje j\u00e1 \u00e9 poss\u00edvel manter bibliotecas de documentos compartilhadas, com modelos pr\u00e9-prontos de contratos, por meio de plataformas gratuitas, como o Google Drive.<\/p>\n Solu\u00e7\u00f5es mais avan\u00e7adas j\u00e1 possibilitam, inclusive, o preenchimento autom\u00e1tico dos dados de um contrato. \u00c9 o caso, por exemplo, do\u00a0Projuris Empresas<\/a>.<\/p>\n Em um cen\u00e1rio que conta com equipes cada vez mais m\u00f3veis e descentralizadas, trabalhando de modo colaborativo, essas ferramentas ser\u00e3o cada dia mais necess\u00e1rias.<\/p>\n At\u00e9 poucos anos atr\u00e1s, a assinatura era um dos processos mais demorados no ciclo de vida dos contratos. Os documentos precisavam ser enviados de forma f\u00edsica \u00e0s partes, ou ent\u00e3o, marcava-se um hor\u00e1rio para fazer a assinatura.<\/p>\n A autentica\u00e7\u00e3o das assinaturas tamb\u00e9m era burocr\u00e1tica e, muito frequentemente, envolvia uma ida ao cart\u00f3rio. Com a\u00a0assinatura digital<\/a>, esse cen\u00e1rio mudou.<\/p>\n Agora, \u00e9 poss\u00edvel receber documentos para assinar por e-mail – ou por outros canais de contato – e assinar de qualquer lugar, em poucos cliques. E, o melhor, a assinatura digital pode ter a mesma validade jur\u00eddica que uma assinatura em papel.<\/p>\n Existem diversos players no mercado ofertando solu\u00e7\u00f5es de assinatura digital. Alguns\u00a0softwares para contratos<\/a>\u00a0tamb\u00e9m contam, at\u00e9 mesmo, com a assinatura integrada. Assim, n\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio acessar outra plataforma, todos os processos ficam centralizados em um \u00fanico local.<\/p>\n O\u00a0Censo Jur\u00eddico 2022<\/a>\u00a0levantou n\u00fameros sobre o uso de solu\u00e7\u00f5es de BI (Business Intelligence) para an\u00e1lise de dados, por parte de advogados e gestores jur\u00eddicos.<\/p>\n Os resultados mostraram que quase metade dos participantes (49%) j\u00e1 faziam uso de algum tipo de solu\u00e7\u00e3o de Business Intelligence nas suas empresas.<\/p>\n Uma ferramenta de BI pode levar \u00e0 tomada de decis\u00f5es mais assertivas, ao permitir que de se observem dados estrat\u00e9gicos. Por exemplo, o n\u00famero de contratos firmados mensalmente, o volume de contratos que vencem no pr\u00f3ximo trimestre, o valor m\u00e9dio desses contratos, os principais tipos de contratos, entre tantos outros indicadores.<\/p>\n E as solu\u00e7\u00f5es para constru\u00e7\u00e3o de dashboards de BI est\u00e3o cada dia mais acess\u00edveis. Assim como h\u00e1 solu\u00e7\u00f5es pagas exclusivas para BI, tamb\u00e9m os softwares e ERPs t\u00eam investido em desenvolver ferramentas pr\u00f3prias para a an\u00e1lise de dados.<\/p>\n \u00c9 o caso, por exemplo, do\u00a0Legal Intelligence,<\/a>\u00a0plataforma de Business Intelligence com foco no mercado jur\u00eddico. No Legal, por exemplo, h\u00e1 pain\u00e9is nativos para a an\u00e1lise de todo o ciclo de vida dos contratos, com base nas informa\u00e7\u00f5es que alimentam a plataforma da\u00a0Projuris<\/a>.<\/p>\n Softwares de gest\u00e3o e ERPs s\u00e3o tecnologias bastante utilizadas, sobretudo em m\u00e9dias e grandes empresas. Pouco a pouco, no entanto, esse mercado entendeu que alguns setores dentro das empresas t\u00eam necessidades particulares, o que impulsionou o desenvolvimento de solu\u00e7\u00f5es especializadas.<\/p>\n5 pontos para aproximar administradores da gest\u00e3o de contratos<\/h2>\n
1. Bases legais e altera\u00e7\u00f5es nas leis sobre contratos<\/h3>\n
2. Seguran\u00e7a e privacidade dos dados das partes<\/h3>\n
\n
3. Controle de prazos e procedimentos de renova\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
4. T\u00e9cnicas e canais de negocia\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
5. An\u00e1lise do processo de ponta a ponta<\/h3>\n
Tecnologias para a gest\u00e3o de contratos que todo administrador precisa conhecer<\/h2>\n
– Ferramentas de edi\u00e7\u00e3o e elabora\u00e7\u00e3o de contratos online<\/h3>\n
– Assinatura digital<\/h3>\n
– Solu\u00e7\u00f5es de business intelligence para contratos<\/h3>\n
– Software para contratos<\/h3>\n