{"id":634,"date":"2022-06-24T17:16:13","date_gmt":"2022-06-24T17:16:13","guid":{"rendered":"https:\/\/link.gdc.adv.br\/empresarial\/?p=192"},"modified":"2022-07-04T21:34:24","modified_gmt":"2022-07-04T21:34:24","slug":"armazenamento-de-contratos-dicas-de-como-organiza-los","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/gdc.adv.br\/empresarial\/revendas-de-veiculos\/armazenamento-de-contratos-dicas-de-como-organiza-los\/","title":{"rendered":"Armazenamento de contratos: 7 dicas de como organiz\u00e1-los"},"content":{"rendered":"

Realizar o armazenamento de\u00a0contratos<\/a>\u00a0\u00e9 algo extremamente importante para as\u00a0lojas de ve\u00edculos<\/b>. Al\u00e9m disso, embora os benef\u00edcios da gest\u00e3o de contratos sejam muito mais robustos em geral, o aspecto de armazenamento \u00e9 um elemento-chave.<\/p>\n

Reunir todo o conjunto de dados do contrato \u00e9 um pr\u00e9-requisito para an\u00e1lises, otimiza\u00e7\u00e3o de gastos e renova\u00e7\u00f5es. Esses elementos-chave do armazenamento de contratos ajudar\u00e3o a loja a assegurar que esteja armazenando os seus contratos da maneira mais organizada e eficiente.<\/p>\n

Neste post, daremos 7 dicas de como organizar os contratos. Confira!<\/p>\n

1. Estabele\u00e7a regras para o acesso<\/h3>\n

A primeira dica \u00e9 determinar regras de acesso aos documentos da sua\u00a0revenda de ve\u00edculos<\/b>. A verdade \u00e9 que essa pr\u00e1tica \u00e9 essencial para organizar os documentos e para assegurar a seguran\u00e7a dos dados.<\/p>\n

Um meio de delimitar essas normas \u00e9 fazer o mapeamento dos processos documentais. Isso viabiliza a padroniza\u00e7\u00e3o dos procedimentos, al\u00e9m da elabora\u00e7\u00e3o e o arquivamento de uma pe\u00e7a. Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel evitar erros, perdas ou outras falhas dentro do processo. Al\u00e9m disso, especifica de forma clara para todos os envolvidos o procedimento correto para conseguir acessar e arquivar os documentos da sua\u00a0loja de ve\u00edculos<\/b>.<\/p>\n

2. Fique atento aos prazos de guarda<\/h3>\n

Outra dica de armazenamento de contratos \u00e9 ficar bem atento aos prazos de guarda dos contratos de sua\u00a0loja de ve\u00edculos<\/b>. Em outras palavras, \u00e9 essencial, antes de eliminar os arquivos antigos, fazer a verifica\u00e7\u00e3o da temporalidade deles. Dessa forma, n\u00e3o corre o risco de descartar pap\u00e9is importantes antes do tempo.<\/p>\n

3. Coloque seus contratos na nuvem<\/h3>\n

Uma \u00f3tima op\u00e7\u00e3o para manter documentos a salvo e atualizados \u00e9 manter os contratos na nuvem, isto \u00e9, no sistema de cloud computing. \u00c9 preciso que essa pr\u00e1tica seja levada em considera\u00e7\u00e3o devido \u00e0 possibilidade de ocorrerem descargas el\u00e9tricas repentinas e causar danos aos computadores. Dessa forma, caso voc\u00ea n\u00e3o queira perder dados relevantes, \u00e9 importante n\u00e3o se esquecer dessa dica.<\/p>\n

O fato \u00e9 que o sistema de nuvens online \u00e9 uma excelente forma de proteger a sua gest\u00e3o de contratos da sua\u00a0revenda<\/a>.\u00a0Trata-se de sites, como Google Drive e OneDrive, na qual voc\u00ea tem um espa\u00e7o dispon\u00edvel para fazer o armazenamento de documentos online. Dessa forma, eles podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar. Inclusive, \u00e9 um meio de reduzir a quantidade de pap\u00e9is armazenados fisicamente e tamb\u00e9m oferecer mais seguran\u00e7a \u00e0 informa\u00e7\u00e3o, evitando que os arquivos se deteriorem com o tempo. Para as\u00a0revendas de ve\u00edculos<\/b>\u00a0que utilizam a Boom Sistemas, as mesmas j\u00e1 possuem tal m\u00f3dulo de arquivamento de documentos, em todos os planos dispon\u00edveis.<\/p>\n

4. Separe contratos por tema e criar categorias<\/h3>\n

Quando for guardar o contrato em sua devida reparti\u00e7\u00e3o em conformidade com a data e a categoria, \u00e9 essencial nome\u00e1-lo, com a ajuda de uma etiqueta, por exemplo. \u00c9 v\u00e1lido, ainda, organizar por ordem alfab\u00e9tica esses documentos, a fim de localiz\u00e1-los de modo mais pr\u00e1tico e r\u00e1pido.<\/p>\n

Algo que normalmente \u00e9 negligenciado, mas que \u00e9 muito importante, \u00e9 a nomea\u00e7\u00e3o correta dos arquivos. Uma nomenclatura padr\u00e3o viabiliza a procura por documentos, simplificando o acesso. Toda empresa ou departamento precisa utilizar um padr\u00e3o interno que fa\u00e7a mais sentido \u00e0 sua rotina.<\/p>\n

Todavia, podem fazer toda a diferen\u00e7a algumas dicas gerais para um arquivamento correto. Utilize nomes simples e datas (ano, m\u00eas e dia), por exemplo, que possam especificar mais o arquivo, incluindo o assunto e o nome da sua loja, ve\u00edculo, placa e do\u00a0cliente<\/a>.<\/p>\n

5. Utilize um software<\/h3>\n

A maioria das empresas prefere formas tradicionais de gest\u00e3o de contratos. Os exemplos s\u00e3o o armazenamento manual de pastas e documentos. N\u00e3o \u00e9 errado usar estes m\u00e9todos tradicionais. No entanto, vale a pena recorrer tamb\u00e9m \u00e0 gest\u00e3o digital.<\/p>\n

A maior vantagem da utiliza\u00e7\u00e3o de software \u00e9 a automa\u00e7\u00e3o de dados, simplificando o processo de recupera\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es. O software tamb\u00e9m ajuda muito na redu\u00e7\u00e3o da carga de trabalho da m\u00e3o de obra, pois a maioria das informa\u00e7\u00f5es \u00e9 organizada automaticamente e n\u00e3o exige tanto dos colaboradores, em compara\u00e7\u00e3o com as tradicionais. Inclusive, a visibilidade tamb\u00e9m \u00e9 mais interativa.<\/p>\n

O que acontece \u00e9 que trabalhos que s\u00e3o comumente feitos em horas podem ser reduzidos a alguns minutos ou at\u00e9 segundos. Caso sua\u00a0loja de ve\u00edculos\u00a0<\/b>ainda esteja presa ao armazenamento tradicional de contratos, esse \u00e9 o momento de seguir em frente e come\u00e7ar a pesquisar os softwares dispon\u00edveis no mercado.<\/p>\n

6. Utilize o GED<\/h3>\n

Frente ao armazenamento de contratos, \u00e9 importante citarmos o GED ou Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos, que surge como um sistema de gest\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es eficaz e simplifica e otimiza o compartilhamento, controle, guarda e tamb\u00e9m recupera arquivos e dados da sua\u00a0loja de ve\u00edculos<\/b>. Inclusive, \u00e9 essencial ter um bom software para te ajudar nessa miss\u00e3o.<\/p>\n

O GED \u00e9 a uni\u00e3o de\u00a0tecnologias<\/a>\u00a0que promove o gerenciamento dos seus arquivos, contratos e diversos outros documentos digitalmente. Muito eficiente, esse recurso \u00e9 primordial para toda empresa que deseja assegurar mais organiza\u00e7\u00e3o, seguran\u00e7a e agilidade em seus processos.<\/p>\n

Ao utilizar essa tecnologia, \u00e9 poss\u00edvel otimizar o fluxo de trabalho e os resultados de uma empresa. \u00c9 uma ferramenta essencial para quem deseja que sejam categorizados seus documentos com mais intelig\u00eancia.<\/p>\n

7. Envolva o time nessa rotina<\/h3>\n

\u00c9 preciso motivar os seus colaboradores a executarem essa atividade, a fim de assegurar uma estrat\u00e9gia mais precisa no processo de armazenamento de contratos. Para tal, \u00e9 primordial orient\u00e1-los e trein\u00e1-los.<\/p>\n

Como gestor, \u00e9 recomend\u00e1vel tamb\u00e9m acrescentar essa atividade em sua rotina. No fim do expediente, re\u00fana os pap\u00e9is a serem digitalizados e depois os envie ao departamento respons\u00e1vel. Dessa forma, n\u00e3o \u00e9 preciso acumular arquivos em sua mesa e n\u00e3o h\u00e1 o risco de perder documentos relevantes.<\/p>\n

\u00c9 essencial fazer com que a equipe fique envolvida na rotina da loja, a fim de que voc\u00ea n\u00e3o fique sobrecarregado demais com a organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos \u2014 tarefa que pode demandar algumas horas se realizada quando houver grande demanda.<\/p>\n

Agora ficou muito mais f\u00e1cil saber como fazer o armazenamento de contratos de forma eficiente, n\u00e3o \u00e9 mesmo? \u00c9 de fato extremamente importante manter boas pr\u00e1ticas na gest\u00e3o de um contrato n\u00e3o somente para manter uma parceria mais longa, mas tamb\u00e9m para o desenvolvimento do\u00a0neg\u00f3cio<\/a>.<\/p>\n

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